De verzekeringsaspecten bij fusies en afsplitsingen in de advocatuur:
De samenstelling van advocatenkantoren is de afgelopen jaren aan verandering onderhevig. We zien een toename van kantoren die fuseren om op die manier goed voorbereid de toekomst in te gaan. Tegelijkertijd zien we dat er secties van (met name) grotere kantoren zich afsplitsen en verdergaan als boutique-kantoor.
Er zijn veel thema’s die van belang zijn om de fusie of afsplitsing tot een succes te maken. Ook binnen uw verzekeringspakket zijn aanpassingen nodig. In dit artikel gaan wij in op de aandachtspunten voor de beroepsaansprakelijkheidsverzekering en de cyberverzekering.
Beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Aandachtspunten bij een fusie
Wanneer twee of meer advocatenkantoren fuseren, ontstaat er een nieuw kantoor of wordt een bestaand kantoor uitgebreid. Dit heeft directe gevolgen voor de beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV). Enkele aandachtspunten zetten wij voor u op een rij:
- Het nieuwe kantoor neemt vaak ook de lopende dossiers en de daarmee samenhangende aansprakelijkheden over. Als er in het verleden fouten zijn gemaakt bij een van de gefuseerde kantoren, kunnen claims later alsnog naar voren komen. Zorg daarom voor een goede dekking van het uitlooprisico op de oude polis en/of een adequate inloopdekking op de nieuwe polis;
- Elk advocatenkantoor heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Betrek uw verzekeringstussenpersoon in een zo vroeg mogelijk stadium bij de plannen voor een fusie. Laat indien nodig de verzekeringstussenpersoon een non-disclosure agreement tekenen.
De verzekeringstussenpersoon kan u de benodigde stukken aanleveren in het kader van due dilligence zodat beide fusiepartijen volledig zijn geïnformeerd. Daarnaast kan de verzekeringstussenpersoon zorgen voor een goede dekking van het beroepsaansprakelijkheidsrisico per fusiedatum; - Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering wordt per kantoor afgesloten. De kans is klein dat de kantoren die voor een fusie staan hetzelfde verzekerd bedrag en eigen risico hebben afgesloten in hun polis. Bespreek met elkaar welk verzekerd bedrag nodig is en welk eigen risico u als nieuw kantoor kunt dragen.
Aandachtspunten bij een afsplitsing
Bij een afsplitsing verlaten enkele advocaten, vaak een bepaalde sectie, een bestaand kantoor om een nieuw kantoor op te richten. Enkele aandachtspunten zetten wij voor u op een rij:
- Advocaten die vertrekken, kunnen nog steeds aansprakelijk worden gesteld voor fouten uit de periode dat zij bij hun vorige kantoor werkten. Het is daarom cruciaal om te kijken of de oude verzekering deze risico’s blijft dekken of dat de advocaten zelf moeten zorgdragen voor dekking van dit risico;
- Het nieuwe kantoor zal een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering moeten afsluiten. Dit moet tijdig gebeuren om te voorkomen dat er een periode zonder dekking ontstaat. Ook hierbij is het dus van belang om uw verzekeringstussenpersoon in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken.
- Afsplitsers komen in de regel van een groter kantoor. Dit grotere kantoor zal doorgaans een beroepsaansprakelijkheidsverzekering hebben afgesloten met een hoger verzekerd bedrag dan de voorgenomen beroepsaansprakelijkheidsverzekering van het nieuwe kantoor. Wanneer u cliënten meeneemt naar het nieuwe kantoor is het goed om uw cliënten daar op te wijzen. De werkzaamheden die u voor deze cliënten uitvoert zijn vanaf de afsplitsdatum verzekerd voor een lager verzekerd bedrag.
Cyberverzekering
Aandachtspunten bij een fusie
- Integratie van IT-systemen: Wanneer twee kantoren fuseren, moeten hun IT-systemen worden geïntegreerd. Dit kan kwetsbaarheden veroorzaken, bijvoorbeeld doordat oude software niet goed samenwerkt met nieuwe systemen. Hackers maken hier graag gebruik van.
- Gevoelige dataoverdracht: Tijdens de fusie worden enorme hoeveelheden vertrouwelijke cliëntgegevens overgezet. Dit proces moet goed beveiligd zijn om datalekken te voorkomen.
- Verantwoordelijkheid bij een cyberaanval: Als er een datalek plaatsvindt rondom de fusie, is de vraag welk kantoor verantwoordelijk is. Dit kan leiden tot juridische complicaties en reputatieschade.
Aandachtspunten bij een afsplitsing
- Advocaten die een nieuw kantoor beginnen, nemen soms dossiers of cliëntgegevens mee. Als deze data niet goed beveiligd wordt overgezet, kan dit leiden tot een datalek.
- Een nieuw kantoor moet een aparte cyberverzekering afsluiten. Veel afsplitsers komen van een groter kantoor waar de cyberverzekeringen en ook overige verzekeringen worden geregeld door het bestuur en aparte afdelingen. Kleinere kantoren denken vaak niet aan het afsluiten van een cyberverzekering, maar ook zij kunnen het doelwit worden van cybercriminelen.
- Als vertrekkende advocaten nog toegang hebben tot de oude systemen, kan dit leiden tot beveiligingsrisico’s. IT-afdelingen moeten ervoor zorgen dat deze toegang onmiddellijk wordt ingetrokken.
Conclusie
Fusies en afsplitsingen in de advocatuur brengen organisatorische en juridische uitdagingen met zich mee. De verzekeringskwesties vormen hierbij een belangrijk onderwerp dat aandacht verdient. Een goed beheerde beroepsaansprakelijkheids- en cyberverzekering kan een kantoor beschermen tegen onverwachte claims en digitale dreigingen. Betrek uw verzekeringstussenpersoon in een zo vroeg mogelijk stadium bij uw plannen en laat u adviseren over de gevolgen voor het verzekeringspakket. Op die manier zorgt u ervoor dat op de verzekeringsportefeuille up-to-date is op de dag van de voorgenomen fusie of op de dag dat u uw nieuwe kantoor begint.
Anton Lintel RMiA | Senior Accountmanager